In der digitalen Ära, in der wir leben, wird die Verwaltung von Mitgliederdaten für Vereine immer wichtiger. Um die Vereinsverwaltung zu erleichtern, kann es schon einmal vorkommen, dass Mitgliederdaten auf einen privaten Computer transferiert werden, damit bestimmte To-dos auch von Zuhause aus erledigt werden können. Auch wenn dieses Vorgehen einige Vorgänge vereinfacht, bringt die Speicherung von sensiblen Informationen auf privaten Rechnern ebenfalls sämtliche Risiken mit sich.
In diesem Artikel werden wir die Chancen, Risiken und rechtlichen Aspekte dieses Vorgehens beleuchten, um anschließend entsprechende Maßnahmen vorzustellen.
Datenschutz im Verein | 27.07.2023 | Katharina Fink
Hinweis: In der e24-Community, unserem kostenlosen Mitgliederbereich, können gemeinnützige Vereine Mustervorlagen herunterladen - darunter auch eine Mustervorlage für die Datenschutzrichtlinien.
Die DSGVO ist eine Verordnung, die den europaweiten Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Im Gegensatz zu einer Richtlinie gilt die Verordnung unmittelbar und für alle Mitgliedsstaaten gleichermaßen, was ihre Wichtigkeit verdeutlicht.
Die Europäische Datenschutzgrundverordnung klärt staatenübergreifend den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Dazu zählen nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Zu solchen Informationen gehören: Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, aber auch Fotos und Beiträge im Internet sowie Daten zur Gesundheit oder Religion.
Mithilfe der Verordnung sollen klare Vorgaben für den Umgang mit diesen Daten für alle Wirtschafts- und Gesellschaftsteilnehmer geschaffen werden, zu denen auch Vereine zählen. Zusätzlich regelt die DSGVO, in welchen Fällen und für welche Zwecke personenbezogene Daten gespeichert oder sogar weitergegeben werden dürfen und ob die Zustimmung der betroffenen Person in jedem Fall vorliegen muss.
Ziel der Europäischen Datenschutzgrundverordnung ist insbesondere der Schutz des Grundrechts und der Grundfreiheiten natürlicher Personen und deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten (siehe Art. 1 Abs. 2 DSGVO). Der Datenschutz unterliegt durch die Verordnung klaren Grundwerten, die für alle in der Europäischen Union agierenden Wirtschafts- und Gesellschaftsteilnehmer bindend sind, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Wichtig: Alle Tätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten im Verein verarbeitet werden, sind in einem Verarbeitungsverzeichnis aufzulisten. Dieses Verzeichnis dient dem Nachweis der Einhaltung der DSGVO und ist auf Anfrage der Datenschutzaufsichtsbehörde vorzulegen. Weitere führende Infos, wie so ein Verzeichnis gestaltet werden muss, finden Sie hier.
Wissensdatenbank & Expertenzugang
Werden Sie Teil einer geschlossenen Community, in der Sie umfangreiches Wissen zu vereinsrelevanten Themen erhalten. Erhalten Sie Zugang zu einer umfassenden Datenbank an Vereinsdokumenten, Factsheets, Guidelines & Mustervorlagen und profitieren Sie von verschiedenen Vergünstigungen für Ihren Verein.
Beim Umgang mit Mitgliederdaten müssen Vereine die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften beachten. Insbesondere in der Europäischen Union ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) maßgeblich. Die DSGVO legt strenge Anforderungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest, einschließlich der Sicherung, Speicherung und Löschung solcher Daten. Vereine sollten sicherstellen, dass sie diese Anforderungen erfüllen, unabhängig davon, wo die Daten gespeichert werden. Werden die rechtlichen Aspekte nicht erfüllt, drohen erhebliche Strafzahlungen!
Sollte sich dein Verein trotzdem für die Speicherung der Daten auf einem privaten Rechner entscheiden, gelten diese Empfehlungen:
Leistungen zugeschnitten auf Ihren Verein
Die Entscheidung, Mitgliederdaten auf einem Privatrechner zu speichern, sollte sorgfältig abgewogen und unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Vereins getroffen werden. Die Sicherheit und der Schutz der Mitgliederdaten sollten immer oberste Priorität haben, um das Vertrauen der Mitglieder zu wahren und rechtliche Risiken zu minimieren. Daher sollten alternative Speicheroptionen wie sichere Server oder Cloud-Speicherlösungen geprüft werden, die möglicherweise eine höhere Sicherheit und Rechtskonformität bieten.
Indem eine sichere Cloud-Lösung genutzt wird, kann sichergestellt werden, dass die Mitgliederdaten professionell verwaltet und geschützt werden, während gleichzeitig die Effizienz und Organisation der Vereinsverwaltung verbessert wird.
Die Cyber-Versicherung übernimmt Kosten und Schäden bei Angriffen auf die IT-Sicherheit. Sie wird immer wichtiger, da in Zeiten der Digitalisierung das Risiko Opfer eines Angriffes auf die IT-Sicherheit zu werden steigt. Das wichtigste ist, dass der Verein für eine gute IT-Sicherheit vorsorgt – IT-Risk-Management Konzept. Gerade bei Vereinen oder Verbänden ist abzuwägen, wie groß das individuelle Risiko eines Cyberangriffs ist und welche Schäden eine solche Attacke nach sich ziehen könnte.
Haben Sie Fragen?
ehrenamt24 ist eine Gemeinschaft von Experten, die für Vereine & Verbände in allen Fragen rund um digitale Lösungen und Mitgliederservice bereitsteht.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir innovative Ideen, die Ihr Vereins- und Verbandsleben effizienter, zukunftsfähiger & sozialer gestalten.
