Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein, wie beispielsweise die Mitgliederdaten, müssen zahlreiche Maßnahmen beachtet und ergriffen werden, um datenschutzkonform zu arbeiten.
Unser Experte unterstützt Sie bei folgenden Anliegen:
In allen Fragen rund um den Datenschutz arbeiten wir mit unserem Partner Christian Schlundt zusammen. Herr Schlundt ist Rechtsanwalt, speziell Datenschutzrecht und DSGVO und externer Datenschutzbeauftragter für soziale Betriebe und Vereine
Seit der DSGVO sind Vereine verpflichtet, ein Datenschutzmanagement einzurichten. Wir unterstützen Sie mit unserer 70-jährigen Erfahrung im Vereinswesen!
Wir beraten Sie umfassend zu allen datenschutzrechtlichen Fragen in der Vereinswelt.
Dokumente wie eine Datenschutzerklärung sollten rechtssicher und datenschutzkonform sein.
Wir werfen einen kritischen Blick darauf!
Sie benötigen einen externen Datenschutzbeauftragten? Wir bieten alles aus einer Hand.
Sie brauchen? Wir liefern!
Fast jede Vereinswebseite benötigt eine Datenschutzerklärung. Wir überprüfen oder verfassen für Sie die Datenschutzerklärung. Außerdem überprüfen wir gerne die Richtigkeit der Datenschutzerklärungen, die Mitglieder beim Vereinseintritt oder bei anderen Anlässen erhalten.
Wir beraten Sie, ob Sie einen eigenen Datenschutzbeauftragten benötigen und stellen Ihnen bei Bedarf gerne einen externen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung.
Wir stellen für Sie ein Verzeichnis aller verarbeiteten personenbezogenen Daten (VVV) zusammen.
Wenn Sie Verträge mit Unternehmen oder anderen Organisationen geschlossen haben, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, überprüfen wir diese auf Einhaltung der DSGVO.
Fragen & Antworten zum Datenschutz im Verein
In vielen Vereinen werden personenbezogene Daten erhoben. Hierzu zählen bspw. Aufnahmeformulare für Neumitglieder und Social Media Posts. Zu solchen Informationen gehören: Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, aber auch Fotos und Beiträge im Internet, sowie Daten zur Gesundheit oder Religion.
Aber auch die Veröffentlichung von Wettkampf-Ergebnissen und Ehrungen im Verein oder Verband, sowie von Fotos und Kontaktdaten zählt zur Verarbeitung personenbezogener Daten. In diesem Fall ist die Datenerhebung zur Erfüllung des Vereinszwecks notwendig und somit auch zulässig.
Laut Bundesdatenschutzgesetz ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten dann verpflichtend, wenn „mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.“
Dabei ist es irrelevant, welche Rolle die Personen im Vereinsalltag einnehmen. Die Regelung gilt für Festangestellte, freie Mitarbeiter, Teilzeitbeschäftigte und Ehrenamtliche. Entscheidend ist nur, ob die betroffene Person im Verein mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist.
Zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten im Verein zählt die Unterrichtung und Beratung des Vereinsvorstands bei datenschutzrechtlichen Fragen. Weiterhin überwacht der Datenschutzbeauftragte die Datenschutzvorschriften und ist Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden.
Außerdem obliegt dem Datenschutzbeauftragten im Verein die sachgemäße Umsetzung der geltenden Datenschutzgesetze sowie die Überarbeitung bestehender Abläufe, falls diese aktuell nicht DSGVO-konform gestaltet sind. Des Weiteren überwacht er die Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten sowie er Ansprechpartner für Streitfragen und Aufsichtsbehörden ist.
Wenn kein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde, haftet der Verein als Ganzes. Sollte es zu einer Abmahnung kommen, haftet der Datenschutzbeauftragte nur, insoweit eine mangelhafte Beratung vorliegt und nachweisbar ist.
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