Rechte & Pflichten in der Vereinsführung
Für die Rechtsfähigkeit des e.V. sind zwei Organe gesetzlich vorgeschrieben. Ein notwendiges Organ ist der Vereinsvorstand. Die Rechte & Pflichten des Vorstandes sind in § 26 BGB geregelt. Er ist demnach für die repräsentative & strategische Planung des Vereins sowie in Fragen der Haftung verantwortlich.
Die Hauptaufgaben des Vereinsvorstandes sind sowohl die Leitung & Führung des Vereins als auch die Vertretung des Vereins im Innen- & Außenverhältnis.
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Das Wichtigste in Kürze:
Die Zusammensetzung des Vorstandes besteht aus den Mitgliedern des vertretungsberechtigten Vorstandes. In der Satzung muss eine Mindestanzahl festgelegt werden - er sollte aus mind. zwei Personen bestehen.
Die Hauptaufgaben des Vereinsvorstandes sind sowohl die Leitung & Führung des Vereins als auch die Vertretung des Vereins im Innen- & Außenverhältnis.
Die Wahl des Vereinsvorstandes erfolgt durch die Bestellung in der Mitgliederversammlung – sofern diese Aufgabe satzungsrechtlich nicht dem Aufsichtsrat zugewiesen wird. Das ist jedoch nicht die einzige Form einen Vereinsvorstand zusammenzustellen.
Als oberstes Entscheidungsgremium wählt die Mitgliederversammlung den Vorstand und kann ihn ebenfalls entlassen. Diese beiden Vereinsorgane sind gesetzlich vorgeschriebenen und entscheiden gemeinsam über die strategische Ausrichtung des Vereins. Die Einberufung einer Mitgliederversammlung ist dann Aufgabe des Vorstandes bzw. der Vorstandsmitglieder.
Das ist jedoch nicht die einzige Form einen Vereinsvorstand zusammenzustellen:
Laut § 32 BGB ist ein Beschluss der Mitgliederversammlung rechtskräftig, wenn die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erreicht wird, d.h., ein Kandidat muss über 50 % der Stimmen für eine erfolgreiche Wahl verfügen. Sollte der Verein professionell geführt werden, wird dem neuen Vorstand zudem ein Anstellungsvertrag angeboten, der Details wie Vertretungsbefugnisse, Aufgabenbereiche und Verpflichtungen gegenüber dem Verein klärt.
Die allgemeine Amtszeit von Vorstandsmitgliedern ist gesetzlich nicht geregelt, d.h. unbegrenzt, wenn nichts in der Satzung des Vereins niedergeschrieben ist. Dies dient jedoch nicht der sich ständig verändernden und zukunftsorientierten Vereinsarbeit. Es sollte daher eine Zeitspanne, wie zum Beispiel drei Jahre, bestimmt werden.
Offiziell beginnt eine Amtszeit des Vereinsvorstandes - und somit auch die Haftung - mit der Annahme der Wahl, also dem Satz: „Ich nehme die Wahl an“ und endet entweder mit dem Ablauf der Amtszeit, dem Rücktritt, der Abberufung des Vorstands, dem Tod oder dem Wegfall der erforderlichen Qualifikation.
Der Vorstand muss im Verein viele verschiedene Aufgaben übernehmen, bspw. die Vereinsmitglieder leiten, den Verein verwalten und Veranstaltungen organisieren - das kann schnell zur Unübersichtlichkeit führen.
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Neben beruflichen und fachlichen Eigenschaften sollte ein Vorstandsmitglied auch persönliche Qualifikationen mitbringen. Diese wären zum Beispiel Zuverlässigkeit, Eigenverantwortlichkeit und Führungs- oder Organisationserfahrung. Welche Personen in den Vereinsvorstand gewählt oder benannt werden und den Posten übernehmen dürfen, liegt jedoch ganz im Ermessen des Vereins. Hier eine kleine Checkliste zu den nötigen Anforderungen für Vorsitzende:
Ähnlich wie bei Unternehmen und dem dazugehörigen Handelsregister müssen die Mitglieder des Vorstandes und ihre Vertreter gem. § 64 BGB ins Vereinsregister eingetragen werden. Die Größe des Vereinsvorstands wird in der Vereinssatzung geregelt, sie kann aus einer Person oder mehreren Personen bestehen (z. B. dem ersten Vorsitzenden und dem zweiten Vorsitzenden).
In der Satzung muss nur eine Mindestanzahl des Vorstands festgelegt werden. Der vertretungsberechtigte Vorstand eines Vereins sollte aber aus mindestens zwei Personen bestehen, um stets handlungsfähig zu sein, auch wenn ein Vorstandsmitglied verhindert sein sollte oder das Amt nicht besetzt ist. Hinzu kommt, dass sich die Mitglieder dann gegenseitig kontrollieren können.
Sollte die Mindestanzahl unterschritten werden, muss der Verein einen Antrag auf einen Notvorstand stellen, bis in der nächsten Mitgliederversammlung ein neuer gewählt werden kann. Die Mindestanzahl der Vorstandsmitglieder für Vereine sollte daher möglichst gering sein, damit keine Schwierigkeiten entstehen, falls eine oder mehrere Posten nicht besetzt sein sollten.
Hinweis: Eine Variante wäre z. B. „Der Vereinsvorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen“. Auch die Maximalanzahl sollte nicht zu groß sein, da es oft schwer ist alle Ämter im Vorstand zu besetzen oder Regelungen gesamtheitlich zu beschließen.
Die Hauptaufgabe des Vereinsvorstandes ist die vereinsinterne Geschäftsführung - sofern dies keinem anderen Organ, wie zum Beispiel einem satzungsrechtlich bestimmten Geschäftsführer, zugewiesen ist. Der Vorstand bestimmt die Verwirklichung des Vereinszwecks, welcher in der Satzung festgelegt und durch die Beschlüsse in der Mitgliederversammlung verstärkt werden.
Auch liegt ein rechtlich stimmiges Vereinsleben in seiner Verantwortung. Dies beinhaltet die allgemeine Frage der strategischen Ausrichtung im Ehrenamt, die Verwaltung des Vereinsvermögens, die Mitgliederverwaltung, aber auch die Umsetzung von konkreten Vorhaben, von Veranstaltungen und Festen. Besonders wichtig ist hier die Verantwortung zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten des Vereins - siehe hierzu Besteuerung im Verein.
Hinweis: Zur Beschlussfassung im Vorstand ist regelmäßig eine Vorstandssitzung abzuhalten. Hier gelten hinsichtlich Einberufung und Beschlussfähigkeit die gleichen Regelungen wie für die Mitgliederversammlung im Verein.
Die Rechtsbeziehung des Vorstandes und des Vereins kann dem eines Auftragnehmers und Auftraggebers gleichgesetzt werden. Daraus folgt, dass der Vereinsvorstand gegenüber dem Verein weisungsgebunden ist und der Posten eine Auskunfts- und Rechenschaftspflicht mit sich bringt. Der Vorstand ist neben der Mitgliederversammlung die weisungsgebene Partei und ist ebenfalls dazu verpflichtet den Verein nach außen hin zu vertreten.
Eine Ergänzung des regulären Passus durch eine zusätzliche Regelung, die es dem Vorstandsmitglied erlaubt bis zur nächsten Vorstandswahl im Amt zu bleiben, ist empfehlenswert. Denn sollte sich die Vorstandswahl unerwartet verspäten, bleibt der Verein trotz allem bis zur nächsten Wahl handlungsfähig und kann ungehindert seinen Aufgaben nachgehen.
Die zweite wichtige Aufgabe ist die Position eines gesetzlichen Vertreters. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich sowie außergerichtlich gegenüber Dritten nach außen und gegenüber Mitgliedern nach innen. Der Vorsitzende ist somit in allen Bereichen die „Stimme“ des Vereins. In diesem Sinne kann er im Namen des Vereins klagen, muss auf der anderen Seite jedoch auch die Haftung für den laufenden Geschäftsbetrieb übernehmen. Daher empfiehlt es sich sowohl für den Vorstand als auch für den Verein als Ganzes geeignete Versicherungen abzuschließen.
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Besonders im Außenverhältnis hat der Vereinsvorstand verschiedene Vertretungsregelungen. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich sowie außergerichtlich gegenüber Dritten nach außen. Er ist somit in allen Bereichen die „Stimme“ des Vereins und kann im Namen des Vereins klagen, muss jedoch auch die Haftung für den laufenden Geschäftsbetrieb übernehmen.
Grundsätzlich gilt bei der Abgabe von Erklärungen gegenüber Dritten das Mehrheitsprinzip, d.h. dass mehr als die Hälfte der Vorsitzenden mitwirken und zustimmen müssen. Da dies im Vereinsleben aber nicht praktikabel und in der Realität nur schwer umzusetzen ist, sollten hier zusätzliche Bestimmungen in der Satzung getroffen werden. Wenn der Vereinsvorstand aus mehr als einem Vorsitzenden besteht, sollten eindeutige Regelungen festgehalten werden. Die Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis kann sich dann auf bestimmte Träger im Amt oder einzelne Vorstandsmitglieder beziehen.
Typische Formulierungen im Vereinsrecht sind:
Bestimmungen in Bezug auf Verhinderungen wie beispielsweise im Krankheitsfall dürfen nicht festgehalten werden, da sie im Register nicht eintragungsfähig und daher unzulässig sind. In jedem Fall sind alle Fragen und Vertretungsregelungen für den Vereinsvorstand klar, verständlich und eindeutig ins Vereinsregister einzutragen, um alle ´Verhältnisse wirksam erledigen zu können.
Diese Frage ist im Gegensatz zur Aktivvertretung eindeutig geklärt und kann auch nicht durch die Satzung geändert werden. Die Abgabe einer Erklärung gegenüber einem einzigen Vorstandsmitglied genügt, auch wenn die Aktivvertretung nur durch mehrere Mitglieder möglich ist. Gleiches gilt für die Kenntnis bestimmter Tatsachen: Kenntnis von einem Vorstandsmitglied entspricht der Kenntnis des Vereins. Hier ist es unwesentlich, ob das Vorstandsmitglied konkret dafür zuständig ist oder ob das Vorstandsmitglied kurz danach ausscheidet.
Die Vertretungsmacht des Vereinsvorstandes ist grundsätzlich unbeschränkt. Er darf sich natürlich nicht über Beschlüsse der Mitgliederversammlung oder den Vorgaben des Vereinsrechts hinwegsetzen. In der Vereinssatzung kann die Haftung des Vorstands eingeschränkt werden; auch gegenüber Dritten. Dies ist jedoch detailliert ins Vereinsregister einzutragen. Bestimmte Geschäfte können zum Beispiel nur unter Zustimmung anderer Gremien erledigt werden.
Es kann zudem eine Beschränkung auf bestimmte Beträge festgelegt werden. Da solche „kleinen“ Regelungen jedoch oft das Handeln des Vereins erschweren und es unnötig umständlich bzw. unersichtlich nach außen machen, sollte man hier genau abwägen, ob Satzungsänderungen sinnvoll sind. Es ist jedoch absolut unumgänglich alle Bestimmungen, auch unter Berücksichtigung von Begrenzungen, eindeutig zu formulieren und in das Vereinsregister einzutragen.
Da der Vorstand den Verein nach innen & außen vertritt und er gemeinsam mit der Mitgliederversammlung die strategischen Entscheidungen für den Verein trifft, stellt sich in Bezug auf den Vereinsvorstand ebenfalls die Frage nach seiner Haftung.
Grundsätzlich gilt: Wenn der Vorstand im Zusammenhang mit seinen ehrenamtlichen Aufgaben handelt, ist der Verein als juristische Person haftbar. Die Vorstandsmitglieder als Individuen sind separat zu betrachten. Wenn sie im Namen des Vereins handeln, haftet der Verein selbst.
Anders sieht es aus, wenn durch das Handeln des Vereins Mitglieder oder Dritte zu Schaden kommen. In diesem Fall kann nicht nur der Verein haftbar gemacht werden, sondern auch der Vorstand – ggf. mit seinem privaten Vermögen. Das bedeutet: Wenn der Verein die Haftung übernimmt, weil Sie als Vorstand einen Dritten geschädigt haben, sind Sie als Vorstandsmitglied auch persönlich diesem Dritten gegenüber haftbar und müssen mit Ihrem privaten Vermögen haften. Im Vereinsrecht gibt es eine sog. Gesamtschuldnerschaft, durch die der Geschädigte wählen kann, ob er den ehrenamtlich aktiven Verein oder den Vorstand persönlich und dessen privates Vermögen in Anspruch nimmt.
Wer absichtlich oder fahrlässig einer anderen Person Schaden zufügt, ist zum Schadenersatz verpflichtet. Wenn der Vereinsvorstand fahrlässig oder vorsätzlich falsch handelt, trägt er persönlich die Haftung des Vereins. Ausschließlich im Fall von vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schäden haftet der Vorstand mit seinem Privatvermögen.
Die Entlastung des Vorstands ist ein wesentlicher Vorgang innerhalb eines Vereins, der die Geschäftsführung des Vorstands für das vergangene Geschäftsjahr bestätigt und billigt. Durch die Entlastung wird der Vorstand von potenziellen Schadensersatz- und Bereicherungsansprüchen freigestellt, die aus seinem Handeln während des betreffenden Geschäftsjahrs resultieren könnten. Dies stellt eine formelle Anerkennung seiner Tätigkeiten und Entscheidungen dar.
Das zuständige Organ für die Entlastung ist die Mitgliederversammlung. Die Mitgliederversammlung verleiht durch die Entlastung ihr Vertrauen an den Vorstand und bestätigt dessen Handeln als im Interesse des Vereins liegend. Es ist wichtig zu beachten, dass die Entlastung nur diejenigen Handlungen des Vorstands umfasst, die zum Zeitpunkt des Entlastungsbeschlusses der Mitgliederversammlung bekannt sind.
Ein Rücktritt des Vereinsvorstands kann grundsätzlich jederzeit erklärt werden, selbst bevor die Amtszeit offiziell endet. Allerdings sollten einige spezielle Umstände berücksichtigt werden. Während die meisten Satzungen den Vorstandsmitgliedern das Recht einräumen, zu jedem Zeitpunkt zurückzutreten, gibt es bestimmte Situationen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Besonders kritisch ist ein Rücktritt "zur Unzeit". Dieser Begriff bezieht sich auf Situationen, in denen der Rücktritt eines Vorstandsmitglieds den Verein in eine prekäre Lage bringen könnte. Ein typisches Beispiel hierfür ist der Fall, wenn der Vorstand aus einer einzigen Person besteht und kein unmittelbarer Ersatz verfügbar ist, wodurch der Verein handlungsunfähig wird. Obwohl solch ein Rücktritt rechtlich wirksam ist, könnte der Verein unter bestimmten Umständen Schadensersatzansprüche gegen das zurückgetretene Vorstandsmitglied geltend machen.
Experten-Tipp von e24:
"Der Vereinsvorstand vertritt den Verein nach innen und nach außen. Er kann im Namen des Vereins klagen, kann aber auch im Zweifelsfall angeklagt werden - das gilt insb. bei Fällen, wo Dritte zu schaden kommen oder wenn der Vorstand fahrlässig gehandelt hat.
Daher sollte der Vorstand sich ausreichend absichern, um das eigene Vermögen und die Rücklagen des Vereins vor fahrlässigen oder schuldhaften Pflichtverletzungen zu schützen."
Tino Braunschweig
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Vereine & Verbände
Keine Vorstandsmitglieder sind die sogenannten „besonderen Vertreter“. Diese Personen können nach der Satzung für bestimmte Aufgaben berufen werden. Der Vereinsvorstand kann ihnen zur Entlastung Vollmachten für gewisse Bereiche erteilen. Der Bevollmächtigte wird dadurch nicht zum Vorstandsmitglied, auch wenn er eine Generalvollmacht besitzen sollte.
Der Begriff des Geschäftsführers ist gesetzlich nicht geregelt, sodass dieser durch die Satzung des Vereins bestellt werden muss. Sollte er benannt werden, müssen sämtliche Befugnisse und Funktionen selbst geklärt und in der Satzung festgehalten werden. Es ist sogar möglich, ihm eine Einzelvertretungsmacht zu gewähren.
Der Vereinsvorstand ist ein notwendiges und gesetzlich vorgeschriebenes Organ in der Vereinswelt - er übernimmt die strategische Führung des Vereins und vertritt diesen nach außen. Damit gehen im Vereinsalltag verschiedene Aufgaben einher - bspw. die strategische & operative Führung, die Weisungsbefugnis, das Abgeben & Annehmen von Erklärungen sowie Vertretung des Vereins nach innen & außen.
Dabei wird die Wahl des Vereinsvorstandes durch die Mitgliederversammlung vorgenommen, die neben dem Vorstand das zweite gesetzlich vorgeschrieben Vereinsorgan beschreibt. Amtszeit & Anzahl der Vorstandsmitglieder sind zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, es ergibt jedoch Sinn diese Punkte in der Satzung zu bestimmen, um den Verein handlungsfähig zu halten.
Wenn der Vorstand im Sinne seiner vereinsrelevanten Aufgaben handelt, ist der Verein als juristische Person haftbar - der Vorstand ist dann separat zu betrachten. Anders sieht es aus, wenn durch das Handeln des Vereins Mitglieder oder Dritte zu Schaden kommen oder der Vorstand fahrlässig oder vorsätzlich falsch gehandelt hat - dann muss der Vorstand die Haftung mit seinem Privatvermögen übernehmen.
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