Wenn die Amtszeit des Vereinsvorstandes abgelaufen ist oder er sein Amt niederlegt, kommt es zu Vorstandsänderungen. Diese werden durch Neuwahlen initiiert, bei denen sich nicht nur Vereinsmitglieder aufstellen lassen dürfen.
Des Weiteren gibt es zwei verschiedene Wege, eine Vorstandsänderung vorzunehmen. Außerdem müssen jegliche Änderungen des Vorstandes beim Registergericht angemeldet und eingetragen werden.
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In diesem Artikel erfahren Sie:
Das Wichtigste in Kürze:
Der Prozess einer Vorstandswahl gliedert sich in sieben Schritte, die von der Festlegung des Wahlleiters über den Versand der Wahleinladung, bis zu der Annahme der Wahl durch die neu gewählten Vorstandmitglieder reicht.
Wie läuft eine Vorstandsänderung ab? Und welche Regularien müssen dabei beachtet werden? Der Vereinsvorstand vertritt den Verein nach außen und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Es gibt keine gesetzlichen Bestimmungen, die die Dauer des Vorstandsamtes festlegt, daher steht dem Verein frei, in seiner Satzung eine beliebige Amtszeit festzulegen.
Die häufigste Ursache für den Vorstandswechsel ist das reguläre Auslaufen der Amtszeit bei zeitlich befristeten Vorstandsämtern. Andere Gründe für einen Vorstandswechsel sind Abberufungen: Vorstandsmitglieder können jederzeit von der Mitgliederversammlung abberufen, also aus ihrem Amt enthoben werden. Außerdem kann ein Vorstand sein Amt jederzeit niederlegen. Tut er dies, kann er seine Entscheidung nicht mehr widerrufen. Weitere Gründe sind der Austritt eines Vorstandsmitgliedes aus dem Verein oder sein Tod.
Änderungen im Vorstand haben verschiedene Ursachen:
Änderungen im Vorstand führen unabhängig von der Art des Ausscheidens zu einer Neuwahl des betroffenen Vorstandsamtes. Wenn die Satzung nichts Anderes festlegt, können neben Vereinsmitgliedern auch Nicht-Mitglieder oder Minderjährige in den Vorstand gewählt werden. Bei Minderjährigen ist jedoch die Zustimmung der Eltern erforderlich. Ehemalige Vorstände dürfen beliebig oft wiedergewählt werden, sofern die Satzung dies nicht einschränkt. Die Beschlüsse über Neuwahlen sollten in jedem Fall rechtzeitig gefasst werden, damit der Verein handlungsfähig bleibt.
Um eine reibungslose Vorstandsnachfolge im Verein sicherzustellen, ist eine ordnungsgemäße Übergabe des Amtes unerlässlich. Dies beinhaltet die rechtzeitige Vorbereitung sowie die Übertragung laufender Geschäfte vom scheidenden Vorstand an den Nachfolger.
Typischerweise findet hierzu ein Treffen zwischen dem bisherigen und dem neuen Vorstand statt, um wichtige Informationen und Aufgaben zu übergeben. Dabei sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
Zudem besteht eine Herausgabepflicht, die die Übergabe von wichtigen Dokumenten umfasst, wie Vereinsregisterauszüge, Mitgliederlisten, Protokolle von Versammlungen und Schriftverkehr. Auch Schlüssel und Gelder des Vereins müssen ordnungsgemäß übergeben werden.
Die Wiederwahl eines Vorstandmitglieds sowie die Neubesetzung nicht vertretungsberechtigter Positionen (z. B. Kassenprüfer) müssen nicht beim Registergericht gemeldet werden. Ändern sich die Personalien wie z. B. der Familienname, der Wohnsitz oder der akademische Grad, so reicht ein formloses, nicht-beglaubigtes Schreiben durch das betroffene Vorstandsmitglied an das Registergericht aus. Beizufügen sind Dokumente, die die Änderung belegen (z. B. Meldebescheinigung, Ausweis oder Urkunde).
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Der Vorstand muss im Verein viele verschiedene Aufgaben übernehmen, bspw. die Vereinsmitglieder leiten, den Verein verwalten und Veranstaltungen organisieren - das kann schnell zur Unübersichtlichkeit führen.
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Neuwahlen sind nötig, wenn der alte Vorstand aus dem Amt scheidet - das kann verschiedene Gründe haben. Dabei können neben Vereinsmitgliedern auch Nicht-Mitglieder oder Minderjährige als Vorstand gewählt werden. Der Prozess zur Neuwahl eines Vereinsvorstandes lässt sich in sieben aufeinanderfolgende Schritte gliedern, die von der Festlegung des Wahlleiters über den Versand der Wahleinladung, bis zu der Annahme der Wahl durch die neu gewählten Vorstandsmitglieder reichen.
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Schritt Eins: Festlegung des Wahlleiters bzw. WahlausschussesDer Vorstand ist grundsätzlich zur Wahlleitung berufen. Sofern der aktuelle Vorstand auf die Wahlleitung verzichtet, muss er oder die Mitgliederversammlung einen Wahlleiter oder bei größeren Vereinen, einen Wahlausschuss bestellen, der für die Organisation der Neuwahl zuständig ist. Der Wahlleiter/Wahlausschuss muss die Wahl vorbereiten, durchführen und das Wahlergebnis feststellen.
Schritt Zwei: Erstellung/Aktualisierung des WählerverzeichnissesDer Wahlleiter/Wahlausschuss muss überprüfen, welche Personen laut Satzung wählen und welche Personen gewählt werden dürfen. Sofern die Satzung nichts Anderes festlegt, dürfen alle Mitglieder Kandidaten für die Wahl vorschlagen, auch sich selbst. Im Anschluss erstellt der Wahlleiter/Wahlausschuss ein Wählerverzeichnis (Namen und Adressen der Vereinsmitglieder). Hierbei muss darauf geachtet werden, dass neue Mitglieder hinzugefügt bzw. ausgeschiedene Mitglieder entfernt werden. Auch der aktuelle Vorstand muss im Wählerverzeichnis aufgeführt sein.
Schritt Drei: Versand der WahleinladungDie Wahleinladung erfolgt über die ordnungsgemäße Einladung zur Mitgliederversammlung. Ordnungsgemäß heißt, dass die Bestimmungen der Satzung bezüglich Form und Frist der Einladung eingehalten werden. Enthält die Satzung einen konkreten Zeitpunkt für die Wahleinladung, ist dieser unbedingt einzuhalten. Wichtig ist, dass der Tagesordnungspunkt der Vorstandswahl explizit auf der Einladung angegeben ist und dass alle Mitglieder die Möglichkeit haben, die Wahleinladung zur Kenntnis zu nehmen.
Schritt Vier: StimmzettelerstellungWenn eine schriftliche bzw. geheime Wahl stattfindet, müssen Stimmzettel erstellt werden. Je nach Wahlverfahren, welches sich aus der Vereinssatzung ergibt, unterscheiden sich die Inhalte des Stimmzettels. Die Reihenfolge der Kandidaten auf dem Stimmzettel kann entweder zufällig oder alphabetisch erfolgen. Wichtig ist, dass alle Kandidaten gleichermaßen dargestellt werden. Einen Vordruck verschiedener Stimmzettelformate zu Wahlen im Verein finden Sie in unserer kostenlosen e24-Community.
Schritt Fünf: Durchführung der WahlDie Satzung legt fest, welches Wahlverfahren (Persönlichkeitswahl oder Listenwahl) verwendet wird und welche Formen der Stimmabgabe (schriftlich, mündlich und/oder elektronisch) möglich sind. Bei den meisten Vereinen ist das Verfahren der Persönlichkeitswahl üblich. Hierbei werden die einzelnen Vorstands-Kandidaten mit relativer Mehrheit durch die Vereinsmitglieder gewählt. Es wird also immer nur über eine Person abgestimmt und wer die absolute Mehrheit der abgegeben Stimmen (mehr als 50 %) erhält, ist gewählt. Normalerweise erfolgt die Wahl in einer offenen Abstimmung. Es ist aber auch eine geheime Wahl möglich. Ungültige Stimmen oder Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt; sie gelten wie ein Nicht-Erscheinen des Mitglieds.
Schritt Sechs: Auszählung der StimmenNach der Wahl müssen die Stimmen ausgezählt und das Ergebnis der Wahl verkündet werden. Erreicht keiner der Kandidaten im ersten Wahlgang die erforderliche Mehrheit, kommt es zu einer Stichwahl zwischen den führenden Kandidaten.
Schritt Sieben: Annahme der Wahl durch die neu gewählten VorstandmitgliederDer Wahlleiter/Wahlausschuss muss die Wahl protokollieren und das Protokoll auf Anfrage den Vereinsmitgliedern zur Verfügung stellen. Das Protokoll muss die Art und das Verfahren der Abstimmung, die gewählten Personen, das Wahlergebnis und die Annahme der Wahl durch die Gewählten enthalten. Es muss vom Protokollführer und Wahlleiter unterschrieben werden und ist für die Eintragung der Vorstandsänderung beim Registergericht zwingend notwendig.
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Nach der Wahl müssen die neuen Vorstände im Vereinsregister eingetragen werden. Der Antrag dazu, die sogenannte „Anmeldung der Änderung“, muss in notariell beglaubigter Form vom neu bestellten Vorstand in der vertretungsberechtigten Zahl beim Registergericht erfolgen.
So kann zum Beispiel ein einzelvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied die Anmeldung allein unterzeichnen. Sind zwei oder mehrere Vorstandsmitglieder vertretungsberechtigt, müssen auch diese die Anmeldung unterzeichnen.
Neben der Anmeldung der Vorstandsänderung müssen eine Kopie des Wahlprotokolls und gegebenenfalls Dokumente, die das Ausscheiden eines vorherigen Vorstands erklären, eingereicht werden (z.B. Beschlussprotokoll über Ausschluss eines Vorstandsmitglieds, die Niederlegungserklärung eines Vorstandsmitgliedes oder die Sterbeurkunde).
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Nachdem die Anmeldung eingereicht ist, prüft das Registergericht, ob alle Formalitäten eingehalten wurden. Gibt es Bedenken, werden diese dem Verein mitgeteilt. Bestehen keine Bedenken oder wurden diese innerhalb der gesetzten Frist beseitigt, wird die Vorstandsänderung eingetragen. Der Verein erhält darüber eine Eintragungsnachricht.
Experten-Tipp von e24:
"Der Vereinsvorstand vertritt den Verein nach innen und nach außen. Er kann im Namen des Vereins klagen, kann aber auch im Zweifelsfall angeklagt werden - das gilt insb. bei Fällen, bei denen Dritte zu Schaden kommen oder wenn der Vorstand fahrlässig gehandelt hat.
Daher sollte der Vorstand sich ausreichend absichern, um das eigene Vermögen und die Rücklagen des Vereins vor fahrlässigen oder schuldhaften Pflichtverletzungen zu schützen."
Tino Braunschweig
— Versicherungsexperte für
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In der Vereinswelt kommt es immer wieder zu Vorstandsänderungen. Das kann verschiedene Gründe haben, wie zeitlich befristete Amtszeiten, das Niederlegen des Amtes durch den Vorstand, Austritt aus dem Verein oder Ableben des Vorstandes.
Generell werden Vorstandsänderungen in Neuwahlen & Wiederwahlen unterschieden, wobei bei letzterem der Vorstand wieder in sein Amt gewählt wird. Der Prozess zur Neuwahl eines Vereinsvorstandes lässt sich in sieben aufeinanderfolgende Schritte gliedern, die von der Festlegung des Wahlleiters über den Versand der Wahleinladung, bis zu der Annahme der Wahl durch die neu gewählten Vorstandsmitglieder reichen.
Nach der Wahl müssen die neuen Vorstände im Vereinsregister eingetragen werden. Der Antrag dazu muss in notariell beglaubigter Form vom neu bestellten Vorstand in der vertretungsberechtigten Zahl beim Registergericht erfolgen.
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