Für gemeinnützige Vereine sind Spenden eine willkommene Einnahmequelle. Weder der Verein, noch der Spender muss diese versteuern und sie können sogar - falls ausdrücklich vom Spender vorgesehen - zur Vermögensbildung verwendet werden.
Der Spender profitiert bei dieser Sonderausgabe von der steuerlichen Absetzbarkeit seiner Spende. Dazu benötigt er eine Spendenbescheinigung, welche ausschließlich von gemeinnützigen Organisationen ausgestellt werden kann.
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In diesem Artikel erfahren Sie:
Das Wichtigste in Kürze:
Spenden sind freiwillige Abgaben, für die im Gegensatz zum Sponsoring keine Gegenleistung erwartet wird. Spenden gehören laut Gesetz zu den Sonderausgaben. Dabei handelt es sich um Privatkosten, die sich kaum vermeiden lassen und jeden treffen können.
Die Spenden an gemeinnützige Vereine sind bei natürlichen Personen nach § 10b des Einkommensteuergesetzes und bei einer Körperschaft nach § 9 des Körperschaftsteuergesetzes bei den Steuern abzugsfähig. Das bedeutet, dass man bis zu 20% seiner Einkünfte spenden und diese dann zu 100% gegen die Steuerlast setzen kann. Welche weiteren Sonderausgaben für Privatpersonen geltend gemacht werden können, erfahren Sie hier.
Gemeinnützige Vereine sind daher berechtigt, dem Spender für seine Spenden Nachweise – eine sogenannte Zuwendungsbestätigung – auszustellen. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden diese auch als Spendenquittung oder Spendenbescheinigung bezeichnet.
Hinweis: In der e24-Community, unserem kostenlosen Mitgliederbereich, können gemeinnützige Vereine Mustervorlagen zur Spendenbescheinigung herunterladen.
Der Spender benötigt diese, um die Spende von der Steuer absetzen zu können. Spenden an gemeinnützige Vereine kann der Spender in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen (§10b EstG). Hierbei können bis 20 Prozent der eigenen Einkünfte als Sonderausgaben zu 100% in der Steuererklärung abgesetzt werden.
Im Spendenrecht werden für gemeinnützige Organisationen generell vier Arten von Spenden unterscheiden:
Geldüberweisungen oder Übergaben von Bargeld, die der Spender freiwillig und unentgeltlich abgibt, werden als Geldspenden bezeichnet. Dabei muss der erhaltene Betrag auf einer Spendenbescheinigung korrekt ausgewiesen werden.
Insbesondere bei der Geldspende sollte der Verein darauf achten, dass Name, Vorname und die Adresse des Spenders auf der Spendenbescheinigung richtig vermerkt sind. Erhält der Verein eine Spende von einer Firma, muss die Spendenbescheinigung auf den Namen des Unternehmens ausgestellt werden.
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Spenden in Form von Ausgaben zugunsten des Vereins werden als Aufwandsspenden bezeichnet und sind kategorisch der Geldspende zuzuordnen. Hierzu bedarf es einen Verzicht der Aufwandsentschädigung. Bei einer Aufwandsspende verzichtet der Spender auf die Erstattung der Ausgaben und erhält dafür eine Zuwendungsbestätigung. Dazu gehören zum Beispiel Fahrten mit dem eigenen Pkw für Vereinszwecke oder Bürobedarf und Porto.
Die Ausstellung einer Spendenbescheinigung für Aufwandsspenden ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich:
Wichtig: Der Anspruch auf Erstattung der Kosten muss in der Vereinssatzung festgehalten oder schriftlich in einem Vertrag geregelt sein. Zusätzlich muss auf der Spendenquittung ersichtlich sein, dass es sich um die Erstattung von Ansprüchen handelt.
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Erhält ein gemeinnütziger Verein Sachspenden in Form von Gebrauchsgegenständen (z.B. Kleidung oder Spielzeug), muss in der Spendenbescheinigung der Wert der Spende aufgeführt und Angaben zur Wertermittlung gemacht werden. Ist die Sache beispielsweise neuwertig, kann die Rechnung beigefügt werden.
Ist sie gebraucht, muss der Verein nach Spendenrecht den gegenwärtigen Verkaufswert unter Berücksichtigung des Alters, Kaufpreises und der Abnutzung schätzen. Hierfür können amtliche Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) zur Orientierung herangezogen werden.
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Spenden in Form von Arbeitszeit für den Verein werden als Vergütungsspenden bezeichnet. Der Spender schenkt dem Verein seine eingebrachte Arbeitszeit und verzichtet auf seine Lohnentschädigung. Dies kann er später mithilfe der Spendenbescheinigung in der Steuererklärung als Sonderausgabe auflisten und ggf. von der Steuer absetzen.
Die Person hat jedoch im Vorfeld ihrer Tätigkeit schriftlich mit dem Verein eine angemessene Vergütung vereinbart – und verzichtet erst im Nachhinein auf das Geld.
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Ein gemeinnütziger Verein darf Spendenbescheinigungen nur ausstellen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Gemeinnützigkeit & Freistellungsbescheid
Um Spendenbescheinigungen ausgeben zu dürfen, muss die Gemeinnützigkeit des Vereins oder Verbandes mit dem sog. Freistellungsbescheid bescheinigt werden. Dieser Bescheid wird vom Finanzamt ausgestellt, nachdem er die Voraussetzungen des Vereins auf Gemeinnützigkeit erfolgreich und positiv geprüft hat. Dieser Freistellungsbescheid gilt vorerst für fünf Jahre, wird jedoch bei Verlust der Gemeinnützigkeit entzogen.
Für den gemeinnützigen Zweck
Weiterhin muss der Verein laut Spendenrecht gewährleisten, dass die Spende dem gemeinnützigen Bereich zufließen wird. Denn Spenden dürfen i.d.R. nicht zum Vermögensaufbau des Vereins verwendet werden – es sei denn, dies ist ausdrücklich vom Spender gewünscht.
Freiwillig & ohne Gegenleistung
Abschließend dürfen Spendenquittungen nur ausgestellt werden, wenn es sich bei der Spende um eine freiwillige Zuwendung ohne Gegenleistung handelt. Eintrittskarten zu einem Benefizkonzert oder Gegenleistungen, wie beim Sponsoring, werden nicht steuerlich berücksichtigt. Auch kann eine Spende aufgrund eines richterlichen Beschlusses nicht abgesetzt werden.
Hinweis: Ist eine oder sind mehrere dieser Grundlagen nicht erfüllt, erhalten die Spender keinen steuerlichen Vorzug und die Spendenquittung darf nicht ausgestellt werden.
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Vereine dürfen nur dann Spendenbescheinigungen ausstellen, wenn sie als steuerbegünstigt anerkannt sind und somit gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen. Anders gesagt: Nur diejenigen Vereine, die einen Nachweis über Gemeinnützigkeit haben, sind berechtigt Spendenbescheinigungen ausstellen. Dieser Nachweis wird vom Finanzamt ausgestellt und nennt sich Freistellungsbescheid.
Generell können auch andere gemeinnützige Gesellschaften Spenden annehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen. Hier gilt es jedoch zusätzlich den individuellen Fall zu betrachten, um keinen Haftungsfall zu eröffnen:
Gemeinnützige GmbH (gGmbH) & Gemeinnützige UG (gUG)
Die gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung (kurz gGmbH) sowie die gemeinnützige Unternehmensgesellschaft (kurz gUG) sind wohl die wichtigsten Kapitalgesellschaften mit gemeinnütziger Form. Wie bereits beschrieben, sind die Voraussetzungen für die Erstellung einer Spendenquittung, dass Zuwendungen (in Form von Geld- oder Sachspenden) an eine gemeinnützige Organisation ohne Gegenleistung erfolgt sind.
Da es sich bei der gGmbH und der gUG um Unternehmen mit dem Status der Gemeinnützigkeit handelt, sind diese ebenfalls berechtigt Zuwendungsbestätigungen auszustellen. Es sind die gleichen gesetzlichen Vorschriften anzuwenden, wie bei Vereinen.
Bildungseinrichtungen (mit Förderverein)
Schulen und andere Bildungsstätten können zwar als eingetragene Vereine oder gGmbH gegründet werden, der Erhalt von Spenden und somit die Erstellung von Spendenbescheinigungen gestaltet sich jedoch eher schwierig. Hier muss von Fall zu Fall betrachtet werden, da eine Spende an Schulen und Bildungseinrichtungen ggf. als „Schmierversuch“ gewertet werden kann.
Allerdings genießen Schulen, Kindertagesstätten und andere Bildungsstätten häufig die Unterstützung von Fördervereinen. Eine Spende kann dann an den für eine spezielle Schule gegründeten Förderverein gesendet werden. Sofern der Förderverein den Status der Gemeinnützigkeit innehat, kann dieser die Spendenquittung ausstellen.
Die Spendenbescheinigung muss von einer durch die Satzung berechtigten Person unterschrieben werden. In diesem Sinne dürfen i.d.R. nur Personen die Zuwendungsbestätigung unterschreiben, die den gemeinnützigen Verein nach außen vertreten - bspw. der Vorstand oder der Kassenwart.
Laut Spendenrecht kann die Mitgliederversammlung jedoch ebenfalls beschließen, dass andere Mitglieder Spendenbescheinigungen ausstellen dürfen, dazu gehören:
Unterschrift
Eine der für die Spendenbescheinigungen verantwortlichen Personen muss die Formulare unterschreiben. Eine Unterschrift per Hand ist dabei nicht zwingend notwendig. In der Regel ist eine gedruckte Version der eingescannten Unterschrift ausreichend. In Ausnahmefällen können vereinfachte Spendenbescheinigungen auch maschinell - ohne von Hand gezeichneter Unterschrift - erstellt werden.
Rechtssichere Spendenbescheinigungen
Eine Software-Lösung für gemeinnützige Organisationen kann die Arbeit für Ihren Schatzmeister reduzieren. Die Vereinssoftware vereinfacht die Erstellung von Rechnungen & Spendenbescheinigungen. Diese werden somit mit nur wenigen Klicks automatisch & rechtssicher erstellt.
Die Spender sind darauf angewiesen, vom Verein eine korrekt ausgefüllte Spendenbescheinigung zu erhalten. Beim Erstellen der Spendenbescheinigung muss der Verein grundsätzlich die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Muster verwenden. Diese können Sie kostenlos in der e24-Community herunterladen.
Denn die Finanzministerien der Bundesländer geben genaue Kriterien vor und stellen Mustervorlagen zur Verfügung, in die der Verein nur noch seine Daten eintragen muss. Dabei gibt es je nach Spendenart & Spender unterschiedliche Musterdokumente.
Die wichtigsten Angaben in einer Spendenbescheinigung sind:
Sorgfaltspflicht
Beim Ausstellen ist größte Sorgfalt geboten, da der Verein für die Richtigkeit der Angaben haftet. Es ist zu beachten, dass nicht nur die Wortwahl, sondern auch die Reihenfolge des amtlichen Musters in der Spendenbescheinigung beibehalten werden muss. Das Formular darf weder umformuliert noch ergänzt werden. Außerdem schreibt das Spendenrecht vor, dass die Spendenbescheinigung nicht mehr als eine DIN A4-Seite umfassen darf. Lediglich die Rückseite der Spendenbescheinigung ist dem Verein zur freien Gestaltung überlassen. Hier bietet es sich an, auf den gemeinnützigen Vereinszweck hinzuweisen.
Bei falsch ausgestellten Zuwendungsbestätigungen oder einer Fehlverwendung von Spenden wird der Vorstand mit seinem Privatvermögen zur Haftung gezogen. Daher sollte der Vorstand sich und den Verein mittels einer geeigneten Versicherung ausreichend absichern, um das Vermögen des Vereins vor fahrlässigen oder schuldhaften Pflichtverletzungen zu schützen.
Des Weiteren muss der Betrag von Spenden sowohl in Ziffern, als auch in Buchstaben benannt werden und es müssen auf der Bestätigung Angaben zu dem erteilten Freistellungsbescheid gemacht werden (Datum und Aktenzeichen des Bescheids).
Vermögensschaden-Haftpflicht und D&O-Versicherung
Bei falsch ausgestellten Zuwendungsbestätigungen oder einer Fehlverwendung von Spenden haftet der Vorstand mit seinem Privatvermögen. Daher sollte sich der Vorstand ausreichend absichern, um das eigene Vermögen und die Rücklagen des Vereins vor fahrlässigen oder schuldhaften Pflichtverletzungen zu schützen.
„Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer.“ (§ 10 b Abs. 4 2. Satz EStG)
Werden Spendenbescheinigungen falsch ausgestellt oder Spendenmittel unzulässig verwendet, haftet der Verein für die entgangenen Steuern mit 30% der Spendenbeträge - plus eventuelle Gewerbesteuer (15%), falls es sich um ein gewerbesteuerpflichtiges Unternehmen handelt. Der amtliche Nachweis muss also korrekt ausgefüllt werden!
Bei einer Fehlverwendung der Spendenmittel können die Vorstandsmitglieder sogar mit ihrem Privatvermögen haften. Im Klartext bedeutet dies, dass der Unterschrift-Geber der Zuwendungsbestätigung privat haftbar gemacht werden kann – egal, ob er die Spendenquittung fehlerhaft formuliert oder die erhaltenen Mittel falsch bestätigt. Neben den Steuernachzahlungen gegenüber der Bundesfinanzverwaltung drohen dem Verein Schadensersatzforderungen, der Entzug der Gemeinnützigkeit oder andere rechtliche Konsequenzen. Eine passende Versicherung ist für den Verein daher ratsam.
Im Zusammenhang mit dem Erhalt von Spenden und der Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen, gibt es zwei spezielle Haftungsfälle, welche sich die verantwortlichen Vereinsorgane vor Augen führen sollten:
Ausstellerhaftung
Hier hat der Verein vorsätzlich oder grob fahrlässig eine Spendenbescheinigung fehlerhaft ausgestellt und der Vorstand hat diesen Nachweis mit seiner Unterschrift bestätigt. In diesem Fall haften Vereine für die entgangene Steuer mit pauschal 30% der Spendensumme, die in unrichtigen Spendenbescheinigungen ausgewiesen wurden. Die Ausstellerhaftung trifft grundsätzlich nur den Verein und keine für ihn handelnde natürliche Person.
Veranlasserhaftung
Verwendet der Verein seine Spenden falsch, also nicht wie vom Spender vorgegeben oder nicht für steuerbegünstigte Zwecke, kann einerseits der Verein haften, aber auch die handelnde natürliche Person - und zwar mit ihrem Privatvermögen. Auch hier gilt: Die entgangene Steuer wird pauschal mit 30% der fehl verwendeten Zuwendungen angesetzt.
Experten-Tipp von e24:
"Als juristische Person haftet der Verein für die vereinsrelevanten Tätigkeiten seiner Mitglieder. Das gilt ebenfalls für falsch ausgestellte Spendenbescheinigungen oder fehlerhaft genutzte Spendengelder.
Die frühzeitigte Wahl einer passenden Versicherung kann dem Verein und seinem Vorstand vor ungewünschten Folgen schützen. Wir beraten Sie gerne zum Thema Vereinsversicherungen."
Tino Braunschweig
— Versicherungsexperte für
Vereine & Verbände
Vereine & Verbände sind zur Aufbewahrung von Zuwendungsbestätigungen verpflichtet. Der Staat möchte verhindern, dass Spendenbescheinigungen im Ehrenamt nicht mehrfach oder vorsätzlich falsch verwendet werden, weswegen der Erhalt von Spenden und anderen Zuwendungen (z.B. durch Erbschaft) ordnungsgemäß aufzuzeichnen und eine Kopie der Zuwendungsbescheinigungen aufzubewahren ist.
Dementsprechend müssen gemeinnützige Vereine eine Kopie der Spendenbescheinigung sorgfältig aufbewahren. Die Aufzeichnungsfrist beträgt 10 Jahre und eine Aufbewahrung in elektronischer Form ist zulässig. Ein vereinfachter Nachweis, wie bspw. eine Buchungsbestätigung an eine ehrenamtliche Stiftung, muss nicht so lange aufbewahrt werden.
Im Spendenrecht für gemeinnützige Vereine, Verbände und andere Organisationen wird prinzipiell zwischen Kleinspenden und Großspenden differenziert. Diese Unterschiede haben einen Einfluss auf die Erstellung einer Steuererklärung.
Sofern die Spende maximal 300 Euro beträgt, benötigt das Finanzamt nicht zwingend eine Spendenbescheinigung zur steuerlichen Absetzung der Spende. Hier genügt es der Bundesfinanzverwaltung, wenn der Spender eine Buchungsbestätigung seiner Bank als Nachweis zusammen mit seiner Steuererklärung beim Finanzamt einreicht. Es handelt sich um einen vereinfachten Spenden-Nachweis.
Darauf müssen folgende Informationen enthalten sein:
Übersteigt die Spende den Grenzwert von 300 Euro, benötigt das Finanzamt vom Spender eine vom Verein ausgestellte Spendenbescheinigung, also einen Nachweis über den erhaltenen Betrag. Beim Erstellen von Spendenbescheinigungen muss der Verein grundsätzlich die von der Finanzverwaltung amtlich bereitgestellten Muster verwenden. Je nach Spendenart und Spender gibt es unterschiedliche Muster-Spendenbescheinigungen. Diese Formulare können hier als ausfüllbare Formulare heruntergeladen werden.
Ausnahme: Bei Zuwendungen in Katastrophenfällen, die innerhalb kurzer Zeit getätigt werden und an einen bestimmten Empfänger gehen (z.B. Caritas International beim Erdbeben in Nepal) ist ebenfalls keine explizite Bescheinigung notwendig. Stattdessen reicht eine Buchungsbestätigung in Form eines Kontoauszuges zur Steuerberücksichtigung.
In unserem Mitgliederbereich, der e24-Community stellen wir Vereinen & Verbänden kostenlos eine umfassende Datenbank mit Dokumenten, Muster und Vorlagen zur Verfügung. Hier können Sie sich einfach und bequem für die kostenlose Basic-Mitgliedschaft anmelden und von dem Zugriff auf unsere Dokumentenvorlagen profitieren.
Für Geldspenden wird die Musterform 1 verwendet. Des Weiteren muss der gemeinnützige Verein gemäß Abschnitt A der Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung bestätigen, dass die erhaltenen Gelder ausschließlich dem steuerbegünstigten Satzungszweck zufließen. Dabei können Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden berücksichtigt werden.
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Für Sach- & Güterspenden (Möbel, Geräte, etc.) wird die Musterform 2 genutzt. Hier muss der Verein auf der Spendenbescheinigung genaue Angaben zum erhaltenen Sachgegenstand machen. Das betrifft das Alter, den Zustand, den Kaufpreis, den aktuellen Wert usw. Des Weiteren muss angegeben werden, wie der Wert des Gegenstandes ermittelt und ob er aus einem Privatvermögen oder Betriebsvermögen erhalten wurde.
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Wenn der Verein von einem Spender mehrere Zuwendungen innerhalb eines Jahres erhält, muss er nicht jede davon mit einzelnen Belegen bestätigen – für diesen Fall gibt es die Sammelbestätigungen. Hierfür gelten prinzipiell dieselben Bestimmungen, wie für die anderen Spendenbescheinigungen, nur wird sie mit dem Wort „Sammelbestätigung“ versehen.
Dabei werden auf der Rückseite die einzelnen Zuwendungen detailliert aufgelistet – inkl. Datum, Betrag und Art der Spende. Bei Aufwandsspenden wird der Verzicht der Aufwandsentschädigung bestätigt und bei Sachspenden wird eine Beschreibung hinzugefügt. Diese einzelnen Zuwendungen werden dann auf der Rückseite zusammenaddiert und ergeben den Betrag, der auf der Vorderseite der Spendenbescheinigung vermerkt ist.
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